Netiquette

Netiquette und Best Practices für die digitale Kommunikation an unserer Hochschule

An der Staatlichen Hochschule für Musik und Darstellenden Kunst Mannheim versuchen wir wertschätzend und professionell miteinander umzugehen. Um dies zu erreichen haben wir ein paar Richtlinien auf dieser Seite und in einer herunterladbaren Pdf zusammengestellt. Dabei orientieren wir uns an der im Internet allgemeingültigen Netiquette. Da wir aber viele Studierende aus dem Ausland haben, lassen wir auch ein paar Dinge einfließen, die in der Professionellen Kommunikation in Deutschland speziell ist.

Viel Spaß dabei

1. Respektvolles Miteinander

Respektieren Sie die Zeit Ihres Gegenübers und fassen Sie sich kurz, aber nehmen Sie sich Zeit für eine korrekte Gruß- und Abschiedsformel. (Dazu gleich noch mehr)
Wählen Sie beim Verfassen Ihrer E-Mails einen Ton, den Sie sich auch für sich selbst wünschen würden – respektvoll, klar und höflich.
Vermeiden Sie Beleidigungen, Hassrede oder diskriminierende Inhalte.

2. Professionelle E-Mail-Adresse verwenden

Nutzen Sie für die Kommunikation ausschließlich Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse: Vorname.Nachname@students.muho-mannheim.de für Studierende oder Vorname.Nachname@muho-mannheim.de für festangestellte Lehrende und Verwaltung,
Vorname.Nachname@la.muho-mannheim.de für Lehrbeauftragte.
Beachten Sie, dass es in der Verwaltung Funktionsadressen gibt (z. B. studieninfo@muho-mannheim.de für das Studienbüro). Wenn Sie nicht sicher sind, wer für Ihr Anliegen zuständig ist, nutzen Sie diese Adressen. So wird Ihre Anfrage automatisch an die richtige Person weitergeleitet und bleibt auch bei Krankheit oder Urlaub nicht unbearbeitet.

3. Betreffzeile und klare Struktur

Nutzen Sie immer einen passenden Betreff, der den Inhalt Ihrer Nachricht klar beschreibt.
Wenn ein neues Thema besprochen wird, schreiben Sie bitte eine separate E-Mail mit einem neuen Betreff, statt auf einen bestehenden Thread zu antworten. So bleibt die Kommunikation klar und nachvollziehbar.
Halten Sie Ihre E-Mail kurz und prägnant, aber ausreichend detailliert.
Achten Sie auf Absätze und eine klare Struktur, damit die Nachricht leicht zu lesen ist.

4. Anrede und Grußformeln

Beginnen Sie mit einer höflichen Anrede (z. B. „Sehr geehrter Herr X/ sehr geehrte Frau Y“). In der deutschen Sprache wird bei der Verwendung eines Titels wie „Professor\*in oder Dr.“ üblicherweise „Herr“ oder „Frau“ davorgesetzt (z. B. "Sehr geehrter Prof. Z").
Nutzen Sie die Anrede "Sehr geehrte\r" bei formellen E-Mails, insbesondere an Lehrende, Verwaltung oder externe Personen.
Verwenden Sie "Lieber/Liebe" in weniger formellen Kontexten, z. B. bei Bekannten, Kommiliton\*innen oder in freundschaftlicher Korrespondenz.
Beenden Sie Ihre Nachricht mit einer Grußformel (z. B. „Mit freundlichen Grüßen“).

Exkurs: Achtung in Deutschland! Schreiben Sie Ihre Ansprechpartner in der höflichen 3. Person an, falls Ihnen noch nicht das „Du“ angeboten wurde. Ein ungefragtes Duzen ist in Deutschland immer noch unhöflich und unprofessionell. Konventionell muss in Deutschland immer die Ältere und/oder die hierarchisch höher stehende Person das „Du“ anbieten.

5. Richtiges Weiterleiten von E-Mails

Leiten Sie Mails nicht weiter, ohne das Einverständnis des Verfassers. Eine Ausnahme sind Mails, die sowieso öffentlich gemeint sind, wie Rundschreiben, Ankündigungen, etc.
Holen Sie das Einverständnis der ursprünglichen Absender\*innen ein, bevor Sie eine E-Mail weiterleiten, insbesondere wenn die Nachricht sensible Inhalte enthält.
Achten Sie darauf, dass Sie keine ungewollten Empfänger einbeziehen. Dies passiert oft durch die Funktion "Allen antworten" in E-Mail-Clients, die mehr Empfänger einbezieht als beabsichtigt. Prüfen Sie vor dem Absenden, wer die Nachricht wirklich erhalten soll.
Entfernen Sie unnötige Anhänge vor der Weiterleitung, um die Mailserver und Inboxes nicht unnötig zu belasten. Zudem ist es wichtig, keine urheberrechtsgeschützten Dateien ohne Zustimmung weiterzugeben, da diese in falsche Hände gelangen könnten.

6. Datenschutz und Cyber-Sicherheit beachten

Nutzen Sie bei E-Mails an große Gruppen die **BCC-Funktion**, um die Privatsphäre der Empfänger\*innen zu schützen.
Teilen Sie keine sensiblen Informationen wie Noten oder persönliche Daten per E-Mail, außer es ist ausdrücklich notwendig.
Seien Sie wachsam gegenüber Phishing-Mails: Überprüfen Sie Absenderadressen sorgfältig und klicken Sie nicht auf verdächtige Links oder Anhänge.
Informieren Sie andere sofort, wenn Sie vermuten, dass Ihr E-Mail-Account gehackt wurde, damit entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

7. Groß- und Kleinschreibung beachten

Formulieren Sie Ihre E-Mails höflich und achten Sie auf korrekte Groß- und Kleinschreibung. Vermeiden Sie durchgehende Großbuchstaben, da sie wie Anschreien wirken, und durchgehende Kleinschreibung, da sie den Eindruck von Nachlässigkeit oder Gleichgültigkeit vermitteln könnten.

8. Priorität richtig setzen

Setzen Sie die Priorität „hoch“ nur bei wirklich wichtigen E-Mails, um sicherzustellen, dass diese Funktion ernst genommen wird.

9. Antwortzeiten

Studierende: Bitte antworten Sie auf Nachrichten der Lehrenden oder Verwaltung innerhalb von 1–2 Werktagen. (Hierfür ist es notwendig, Ihre Mails regelmäßig abzurufen und am besten den Account fest in dem Mail Client Ihres Endgeräts zu installieren)
Lehrende: Bitte reagieren Sie innerhalb einer Woche auf Anfragen der Studierenden oder der Verwaltung / des Präsidiums.
Verwaltung: Halten Sie sich an interne Vorgaben für Servicezeiten.

10. Anhänge und Dateibenennung

Benennen Sie Anhänge aussagekräftig (z. B. „Bachelorarbeit_Müller_6367.pdf“).
Achten Sie darauf, dass Anhänge nicht zu groß sind. Nutzen Sie bei Bedarf Cloud-Dienste, um Dateien zu teilen.

11. Signaturen

Verwenden Sie eine vollständige Signatur, die Ihren Namen, Ihre Position und Kontaktinformationen enthält. Diese können Sie mit dem E-Mail-Client Ihrer Wahl erstellen und alle Mails standardmäßig damit versehen.
Studierende sollten neben ihren Kontaktinformationen auch ihre Matrikelnummer und den Studiengang angeben.

12. Vorsicht bei der Sprache

Seien Sie vorsichtig mit Formulierungen, die unhöflich oder aggressiv wirken könnten.
Überlegen Sie, wie Ihre Nachricht von anderen wahrgenommen werden könnte, insbesondere wenn sie aus einem anderen kulturellen Kontext kommen.
Sarkasmus oder Ironie sind in Schriftform nicht für jeden erkennbar und verlieren sich häufig in einer anderen Sprache. Wenn Sie humorvoll gemeinte Äußerungen aus Ihrer Sprache übersetzen, gehen der Kontext und Witz oft verloren. Dies kann befremdlich wirken oder sogar Missverständnisse und Irritationen beim Gegenüber auslösen.

Mit diesen einfachen Regeln sorgen wir gemeinsam für eine respektvolle und effektive Kommunikation an unserer Hochschule.

Prof. Timothy Sharp

Vizepräsident für Digitalisierung, Ensembles und Third Mission